Sachbearbeiter*in (m/w/d)

Die Stadt Oelde sucht Sie zum nächstmöglichen Zeitpunkt als
Sachbearbeiter*in (m/w/d)
für Organisations- und Verwaltungsaufgaben bei der Volkshochschule Oelde-Ennigerloh.
Die Volkshochschule Oelde-Ennigerloh (vhs) ist das kommunale Weiterbildungszentrum der Städte Oelde und Ennigerloh.Träger der vhs ist die Stadt Oelde.Die vhs realisiert die öffentliche Weiterbildung für rund 50.000 Einwohner/innen in einem Umfang von 18.000 Unterrichtsstunden jährlich.Das attraktive und vielfältige Kursangebot in 6 Programmbereichen gestaltet und betreut ein Team von derzeit acht Mitarbeitenden in Zusammenarbeit mit 180 nebenamtlichen Dozierenden.

• Sie betreuen die Kursabwicklung und –durchführung sowohl für Präsenz- wie Digitalveranstaltungen von der Anmeldung bis zum Gebühreneinzug.Bei der Nutzung digitaler Medien unterstützen Sie Kursleitungen und Teilnehmende und wirken bei der Kursplanung mit.Beratung und Betreuung von Teilnehmenden
• Kursanmeldung und –verwaltung
• Beratung und Unterstützung bei der Auswahl und Buchung von Kursen
• Kursorganisation und -durchführung
• Kursvorbereitung und –dokumentation
• Betreuung der Dozierenden (Kurs- u. Terminplanung, Vertragsabwicklung, Materialbestellung, technische Unterstützung)
• Assistenz in den Fachbereichen Kultur | Kreatives und Gesundheit und Deutsch als Zweitsprache im Bereich der Berufssprachkurse
• Finanz- und Abrechnungswesen
• Gebühreneinzug und Drittmittelabrechnung
• Verwaltung und Marketing
• Bearbeitung der Korrespondenz
• Mitwirkung bei der Durchführung von Marketingmaßnahmen
• Die Verwaltungsmitarbeitenden wirken in allen Arbeitsbereichen der Volkshochschule mit und vertreten sich gegenseitig, so dass bei Bedarf auch Aufgaben aus anderen Arbeits- bzw. Fachbereichen übernommen werden.

• Ihr ProfilQualifikation:• bevorzugt: Qualifikation als Verwaltungsfachangestellte*r, Abschluss des Verwaltungslehrgangs I oder
• alternativ: eine abgeschlossene, mindestens dreijährige Ausbildung im kaufmännischen Bereich oder eine abgeschlossene Ausbildung als Rechtsanwaltsfachangestellte*rErwartungen• freundlicher, verbindlicher und dienstleistungsorientierter Umgang mit Teilnehmenden und Dozierenden sowohl im Telefonat, im persönlichen Gespräch als auch in der schriftlichen Kommunikation
• Interesse und Verständnis für die besonderen Arbeitsfelder und Zielsetzungen einer Volkshochschule
• Motivation, sich flexibel auf die vielseitigen Anforderungen der Stelle und der Struktur der Volkshochschule einzustellen
• strukturierte und selbstständige Arbeitsweise - eigenverantwortlich wie auch im Team
• interkulturelle Kompetenz und gute Englischkenntnisse
• zeitliche wie arbeitsorganisatorische Flexibilität entsprechend den dienstlichen Erfordernissen (Bereitschaft zu gelegentlichen Abend- und Wochenenddiensten)
• sehr gute Kenntnisse im Umgang mit MS-Office-Produkten und Social-Media-Kanälen sowie die Bereitschaft, sich das erforderliche Anwenderwissen für die Nutzung der fachspezifischen Programme der VHS (Kufer SQL u.a.) und von Drittmittelgebern anzueignen.Anforderungen an den Bewerber: Erweiterte Kenntnisse: Büro- und Verwaltungsarbeiten, Terminplanung, -überwachung, Korrespondenz
• Expertenkenntnisse: Kundenberatung, -betreuung, Marketing