Vorstandsassistenz & Büromanagement (m/w/d)

Seit über 80 Jahren ist die genossenschaftliche nordwest-Gruppe erfolgreich am Markt tätig und hat sich mit ausgeprägter Servicementalität den Bereichen Finanzdienstleistungen und Fischumschlag verschrieben. Als SVG unterstützen wir aus Hamburg heraus unsere Gesellschaften mit verlässlichen Prozessen, kurzen Entscheidungswegen und einer wertschätzenden Kultur. Bei uns zählt Miteinander: offen, pragmatisch, auf Augenhöhe.

Die Unternehmensgruppe lebt diese zwölf Werte:

Wertschätzung – Wir schätzen den Wert jedes Einzelnen
Gesundheit – Ohne gesunde Wurzel kein blühender Baum
Teamgeist – Hand in Hand für unsere Werte
Finanzstärke – Eine solide Basis als Mittel zum Erfolg
Vertrauen – Wir behalten das Vertrauen – egal was kommt
Humor – Lachen verbindet
Qualität – Gute Qualität aus Tradition
Wachstum – Mutig neue Wege gehen
Ehrlichkeit – Wir können nicht alles, aber wir können ehrlich
Zuverlässigkeit – Wir stehen zu unserem Wort
Ins Handeln kommen – gedacht – geplant – gemacht
Kommunikation – Reden und Handeln mit Herz

Für unseren Standort in Hamburg suchen wir eine Persönlichkeit, die Organisation nicht nur beherrscht, sondern lebt: vorausschauend, verbindlich, diskret und mit Freude daran, dem Vorstand den Rücken freizuhalten.

Vorstandsassistenz & Büromanagement (m/w/d)
Vollzeit | Standort Hamburg | unbefristet

• Als Vorstandsassistenz & Büromanagement unterstützt du die Vorstände im operativen Tagesgeschäft und sorgst für strukturierte Abläufe, Transparenz, verlässliche Organisation und eine professionelle Außenwirkung.
• Du koordinierst die Kalender der Vorstände und planst Termine, Reisen, Veranstaltungen sowie interne und externe Abstimmungen im Umfeld des Vorstands und der Unternehmensgruppe.
• Du bereitest Meetings, Gremiensitzungen und Unternehmensformate organisatorisch vor und nach, inklusive Agenda, Unterlagen, Protokollierung und Nachhalten vereinbarter Maßnahmen.
• Du unterstützt bei der Erstellung von Präsentationen, Briefings, Entscheidungsvorlagen und weiteren Unterlagen und bereitest Informationen strukturiert und adressatengerecht auf.
• Du behältst organisatorische Themen, Fristen, Wiedervorlagen und offene Aufgaben im Blick und sorgst dafür, dass Themen zuverlässig weiterverfolgt werden.
• Du übernimmst zentrale Aufgaben im Büromanagement und arbeitest dabei eng mit internen Fachbereichen sowie externen Dienstleistern zusammen, z. B. bei Büromaterialien, Werbemitteln, Vorlagen oder organisatorischen Sonderthemen.
• Du unterstützt bei Projekten, Sonderthemen und klar definierten Arbeitspaketen, übernimmst eigenständig Recherchen und bereitest Beschluss- und Arbeitsgrundlagen vor.
• Du fungierst als verlässliche Schnittstelle zwischen Vorstand, Unternehmensbereichen, externen Partnern und Dienstleistern.
• Kurz gesagt: Du hältst dem Vorstand den Rücken frei, bringst Struktur in vielfältige Themen und sorgst dafür, dass aus offenen Punkten konkrete Ergebnisse werden.

• Du passt zu uns, wenn du Organisation liebst, Prioritäten setzen kannst und auch dann souverän bleibst, wenn mehrere Themen gleichzeitig Aufmerksamkeit brauchen.
• Du hast ein Studium, eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder eine vergleichbare Qualifikation.
• Du bringst erste Erfahrung in der Geschäftsführungsassistenz, Projektkoordination, im Office Management oder in einer vergleichbaren organisatorischen Rolle mit – idealerweise im Mittelstand.
• Du arbeitest sicher mit digitalen Arbeits- und Organisationstools wie MS Teams, Outlook und weiteren Projekt- oder Office-Tools.
• Du hast Erfahrung in der Erstellung von Entscheidungsvorlagen oder bringst die Fähigkeit mit, Informationen strukturiert aufzubereiten.
• Du organisierst Termine, Veranstaltungen und Abläufe mit Blick fürs Detail.
• Du bringst ein Grundverständnis für IT-nahe Fragestellungen mit.
• Du kommunizierst sehr sicher auf Deutsch und gut auf Englisch.
• Du besitzt einen Führerschein der Klasse B.
• Was dich persönlich auszeichnet
• Du hast Empathie, Fingerspitzengefühl und ein souveränes Auftreten.
• Du arbeitest strukturiert, lösungsorientiert und proaktiv.
• Du denkst mit, erkennst Zusammenhänge schnell und handelst eigenverantwortlich.
• Du bist diskret, zuverlässig und serviceorientiert.
• Du kannst dich durchsetzen, ohne die Augenhöhe zu verlieren.
• Du behältst auch in dynamischen Situationen den Überblick.
• Du hast Freude daran, Menschen, Themen und Informationen zusammenzubringen.