Teamassistenz mit Buchhaltung und Innenvertrieb (m/w/d)

PioVation baut die souveräne KI-Plattform für Europa. Unser Produkt PioSphere ist ein Cloud-Betriebssystem für KI-Agenten, betrieben im eigenen Rechenzentrum in München, ISO 27001 zertifiziert, DSGVO-konform und außerhalb des US Cloud Act. Mit Lösungen wie PioAgent (Wissensmanagement), PioCall (24/7 KI-Telefonassistent) und AgentStudio(No-Code-Agentenbau) ermöglichen wir Kommunen, Mittelständlern, Behörden und Großkunden wie der DIN eine eigene digitale Belegschaft, ohne Abhängigkeit von US-Hyperscalern.
Wir sind ein wachsendes Team aus Geschäftsführung, CTO, Vertrieb und Engineering-Squads. Jetzt suchen wir die Person, die uns operativ den Rücken freihält, damit sich der Rest auf Produkt und Kunden konzentrieren kann.

• Du bist die zentrale Schnittstelle zwischen Geschäftsführung, Team und Kunden. Drei Aufgabenfelder kommen bei dir zusammen.
• Geschäftsleitungs-Support und interne Kommunikation Du koordinierst Termine für CEO und COO, bereitest Meetings inhaltlich vor und nach, organisierst Geschäftsreisen, hältst Protokolle fest und sorgst dafür, dass interne Abstimmungen rundlaufen. Du bist erste Anlaufstelle für Mitarbeitende in operativen Fragen und für externe Partner, Investoren und Kunden, die mit der Geschäftsführung in Kontakt treten.
• Buchhaltung in DATEV Du übernimmst die vorbereitende Buchhaltung in DATEV: Rechnungsstellung, Eingangsrechnungen, Belegerfassung, Reisekostenabrechnung, Mahnwesen und Kontenklärung. Du arbeitest eng mit unserem Steuerberater zusammen, unterstützt bei Monats- und Jahresabschlüssen und behältst Forderungen, Verbindlichkeiten und Cashflow im Blick. Liquiditätsübersichten für die Geschäftsführung gehören dazu.
• Innenvertrieb Du nimmst eingehende Anfragen aus Web, Telefon und Messen/Hackathons auf, qualifizierst sie entlang unseres Zielkunden-Profils (Mittelstand, öffentliche Hand, regulierte Branchen), pflegst das CRM und erstellst Angebote und Auftragsbestätigungen. Du hältst proaktiv Kontakt zu Bestandskunden, übernimmst Follow-ups und unterstützt das Sales-Team von der Anfrage bis zum unterzeichneten Vertrag.

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, idealerweise mit Schwerpunkt Buchhaltung oder Office Management.
• Sichere DATEV-Kenntnisse sind Pflicht, mit mindestens zwei Jahren praktischer Erfahrung in Rechnungsstellung, vorbereitender Buchhaltung und Reisekosten.
• Routinierter Umgang mit MS 365 (Outlook, Excel, Teams, SharePoint) und einem gängigen CRM (HubSpot, Pipedrive oder vergleichbar).
• Strukturierte, eigenständige Arbeitsweise, hohe Diskretion und ein gutes Gespür für Priorisierung. Du bringst Dinge zu Ende, fragst nach, wenn etwas unklar ist, und behältst auch bei mehreren parallelen Themen den Überblick.
• Klare Kommunikation auf Deutsch in Wort und Schrift, solides Englisch für die Abstimmung mit internationalen Partnern und Kunden.
• Erfahrung in einem Startup, einer Beratung oder einer dynamischen Mittelstandsumgebung ist von Vorteil. Interesse an KI, Cloud-Themen und digitaler Souveränität ist ein Plus, kein Muss.