Unternehmen
meinestadt.de
Über diese Stelle
Köln
Admin & Assistance, Assistenz, Verwaltung & Office
Festanstellung
Über meinestadt.de
Arbeitgeber: heinlewischer
Einsatzort: 50667 Köln
Wir sind ein national tätiges Architekturbüro mit 5 Standorten und arbeiten seit über 60 Jahren an anspruchsvollen Projekten für überwiegend öffentliche Auftraggeber.
Für unser Team am Standort Köln mit ca. 70 Mitarbeitern suchen wir zur Verstärkung unseres Sekretariates ab sofort eine Teamassistenz für die Bereiche Empfang, Sekretariat und Büroorganisation.
Aufgaben
- Pflege und Prüfung Zeiterfassung Mitarbeiter
- Empfang und Betreuung für Besucher und Mitarbeiter
- Bedienung der Telefonzentrale und Vermittlung
- Postbearbeitung für Brief- und E-Mail-Verkehr
- Dokumentenverwaltung, Ablage und Wiedervorlage
- Bestellung von Büromaterial und Verpflegung
- Termin- und Reisemanagement für Mitarbeiter
- Betreuung der Konferenzräume
- Mithilfe und Service bei Veranstaltungen und Fortbildungen
- Unterstützung bei regelmäßigen Team-Zusammenkünften
- Unterstützung der Projektteams bei administrativen, projektspezifischen und organisatorischen Aufgaben
- Schnittstellenfunktion zwischen Teams, Standorten und externen Dienstleistern
- Mitwirkung bei der Optimierung und Weiterentwicklung administrativer Prozesse und Office-Standards
Fähigkeiten
- abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder eine vergleichbare Qualifikation, alternativ mehrjährige Berufserfahrung im genannten Tätigkeitsprofil
- gute Kommunikationsfähigkeit sowie Teamorientierung
- Organisationsgeschick, Zuverlässigkeit und eine strukturierte Arbeitsweise
- freundliches und verbindliches Auftreten
- selbständige und sorgfältige Arbeitsweise
- sicherer Umgang mit den gängigen MS-Office-Anwendungen
- sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift sowie sichere Rechtschreibung
Standort
Adresse
Köln, Deutschland