Assistenz / Referent/in der Geschäftsleitung (w/m/d)

Die NOVAPAC Verpackungsmaschinen GmbH und die MASCHINPEX Maschinenbau GmbH sind zwei mittelständische Unternehmen im Sondermaschinenbau mit Sitz in Wangen im Allgäu. Beide Unternehmen werden von demselben Inhaber geführt, beschäftigen rund 50 Mitarbeiter und stehen seit Jahrzehnten für technisch anspruchsvolle Lösungen, die weltweit im Einsatz sind.

Während NOVAPAC Anlagen für die Lebensmittelindustrie entwickelt, insbesondere für Abfüll- und Verpackungslösungen, ist MASCHINPEX seit Jahrzehnten im Pharmabereich tätig und hat sich in einem spezialisierten Nischenmarkt etabliert.

Was uns besonders macht: Bei uns gibt es keine Serienproduktion. Jede Maschine ist ein Unikat, individuell geplant, konstruiert und über Monate hinweg umgesetzt. Ein Großteil unserer Projekte entsteht für internationale Kunden und wird weltweit eingesetzt. Wir begleiten unsere Anlagen von der ersten Idee bis zur Inbetriebnahme und schaffen Lösungen, die für unsere Kunden Wachstum und Weiterentwicklung ermöglichen.

• In dieser Position entlastest du die Geschäftsführung im operativen Tagesgeschäft und übernimmst klassische Assistenzaufgaben. Gleichzeitig arbeitest du dich in Themen ein, übernimmst eigenständig Verantwortung und sorgst für strukturierte und effiziente Abläufe. Als Stabsstelle bist du eng an der Geschäftsführung und bringst dich als Sparringspartner aktiv in Themen und Entscheidungen ein.
• Dein Aufgabenbereich im Überblick:
• Unterstützung und Entlastung der Geschäftsführung im operativen Tagesgeschäft durch Übernahme, Koordination und Steuerung kaufmännischer und organisatorischer Themen
• Zentrale Organisation und Steuerung der gesamten Korrespondenz mit Kunden, Partnern, Dienstleistern und Mitarbeitern
• Vor- und Nachbereitung von Terminen, Termin- und Reisemanagement sowie Erstellung von Aktennotizen und Besprechungsprotokollen
• Recherche und Aufbereitung von Entscheidungsgrundlagen
• Unterstützung im Marketing, z. B. Optimierung der Website, Erstellung von Marketingunterlagen oder Organisation von Messen
• Unterstützung im Bewerbungsprozess und bei personalbezogenen Themen
• Übernahme und eigenständige Steuerung von Projekten, z. B. zur Optimierung von Organisationsstrukturen und Prozessen

• Berufserfahrung: Du hast einen kaufmännischen Hintergrund durch Ausbildung oder Studium und bereits als Assistenz der Geschäftsführung in einem mittelständischen Unternehmen gearbeitet.
• Schwerpunkt: Du bist mit klassischen Assistenzaufgaben wie Korrespondenz, Terminplanung, Organisation, Protokollführung und Ablage vertraut und hast bereits Projekte eigenständig begleitet, zum Beispiel im Bereich Veranstaltungen, interne Organisation oder Prozessoptimierung.
• Background: Dein Hintergrund kann aus einer Rolle als Referent/in der Geschäftsführung, Executive Assistant, Assistent/in der Geschäftsführung, Vorstandsassistenz, Assistenz im Managementumfeld oder als Assistant to the CEO oder Vergleichbarem stammen.
• Arbeitsweise: Du arbeitest sehr strukturiert, sorgfältig und eigenständig. Dabei hast du ein gutes Verständnis für deine Rolle als Assistenz der Geschäftsführung und sorgst mit deinem Überblick und deiner Arbeitsweise dafür, dass die Geschäftsführung im Tagesgeschäft bestmöglich entlastet wird.
• Rolle im Unternehmen: Du verstehst dich als zentrale Ansprechperson und agierst als Bindeglied zwischen Geschäftsführung und Team. Dabei trittst du sicher und professionell auf und bist ein verlässlicher Sparringspartner für die Geschäftsführung.
• Branchenkenntnisse: Erfahrung im technischen oder produzierenden Umfeld ist von Vorteil, aber keine Voraussetzung. Wichtig ist, dass du dich schnell in neue Themen und Zusammenhänge einarbeiten kannst.
• IT und Arbeitsmittel: Du bist sicher im Umgang mit MS Office und gehst routiniert mit papierbasierten Ablagestrukturen um. Gleichzeitig hast du Interesse daran, bestehende Abläufe weiterzuentwickeln und sinnvoll zu digitalisieren.
• Sprachen: Du verfügst über sehr gute Deutschkenntnisse sowie gute Englischkenntnisse, die du im Arbeitsalltag sicher einsetzen kannst.