Assistenz der Personalreferent*innen mit Sekretariatsaufgaben für die Abteilungsleitungen (w/m/d)

Die Universität Heidelberg ist eine Volluniversität mit ausgeprägter Forschungsorientierung und internationalem Anspruch. Mit rund 32.200 Studierenden und 9.540 Mitarbeiter*innen, darunter zahlreiche Spitzenforscher*innen, ist sie eine weltweit angesehene Institution, die zudem eine herausragende wirtschaftliche Bedeutung für die Metropolregion Rhein-Neckar hat.

Das Dezernat Personal der Universität Heidelberg ist verantwortlich für die Personaladministration der Mitarbeiter*innen der Universität Heidelberg von der Einstellung über eine mögliche Beurlaubung oder Freistellung, bis hin zur Beendigung der Tätigkeit. Auch die Berufungsverfahren werden hier zentral koordiniert und begleitet. Zudem informiert und berät das Dezernat in allen Fragen rund um Weiterbildung und Personalentwicklung und bietet Programme zur Fortbildung an.

Im Personaldezernat der Universität Heidelberg, Abteilungen 5.1 und 5.2, sind baldmöglichst zwei Teilzeitstellen im Umfang von jeweils 50 % einer Vollzeitstelle zu besetzen als:

Assistenz der Personalreferent*innen mit Sekretariatsaufgaben für die Abteilungsleitungen (w/m/d)

Das Dezernat Personal ist mit den Bereichen der Abteilungen 5.1 und 5.2 unter anderem verantwortlich für die personalwirtschaftliche Betreuung der Mitarbeiter*innen der Universität Heidelberg, der administrativen Begleitung der Berufungsverfahren von Professuren sowie für das Reisekostenmanagement.

• Unterstützung/Support für die Personalreferent*innen im operativen Tagesgeschäft und bei Sonderaufgaben
• Assistenz der Abteilungsleitungen
• Allgemeine Assistenz- und Verwaltungsaufgaben, insbesondere Büroorganisation, Postbearbeitung, Terminkoordination, Organisation von Dienstreisen, Betreuung Job-Ticket-Anträge, zentrale Stellenausschreibungen
• Vor- und Nachbereitung von Besprechungen
• Eigenverantwortliche Erledigung des Schriftverkehrs und der Kommunikation
• Vertretung innerhalb der Sekretariate und des Schreibservices des Personaldezernats
• Einbindung in digitale Prozesse der Abteilungen (bspw. digitales Bewerbungsmanagement)
• Sonderaufgaben

• Abgeschlossene Ausbildung im Bereich Bürokommunikation/-management oder gleichwertige Ausbildung im Verwaltungsbereich
• Einschlägige Berufserfahrung im Assistenz-/Sekretariatswesen von Vorteil
• Organisationsgeschick, Engagement und Verantwortungsbewusstsein
• Sie besitzen grundlegende IT-Kenntnisse sowie die Bereitschaft, digitale Systeme und Prozesse sicher anzuwenden und weiterzuentwickeln
• Sehr gute Kenntnisse und routinierter Umgang mit MS Office, insbesondere WORD, Excel, PowerPoint und Outlook
• Erfahrungen in der Begleitung digitaler Prozesse
• Gute Englisch- und sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift
• Diskretion, Kommunikationsgeschick, Zuverlässigkeit und eine ausgeprägte Servicementalität