Büroassistenz (m/w/d)

Bringe Struktur, Überblick und Teamgeist in unseren Büroalltag!

Für unser Büro in Weimar managst Du freundlich, engagiert und sehr zuverlässig unseren Büroalltag. Du übernimmst administrative und kaufmännische Aufgaben und erledigst diese verantwortungsbewusst und mit hoher Eigeninitiative.

Wir beraten öffentliche und private Auftraggeber dabei, Gebäude und Quartiere nachhaltiger und zukunftsfähig zu entwickeln. Damit leisten wir einen konkreten Beitrag zur Transformation der Bau- und Immobilienwirtschaft. Damit unsere Projekte erfolgreich umgesetzt werden können, braucht es im Hintergrund eine starke Organisation – und genau hier kommst Du ins Spiel.

• Du bist eine zentrale Anlaufstelle für unser Team und übernimmst auch organisatorische Aufgaben im Bereich Personal und Recruiting. Gleichzeitig bist Du offen dafür, bei Bedarf angrenzende Themen wie Marketing oder die Organisation von Teamformaten (z. B. Retreats oder Veranstaltungen) zu begleiten.
• Wir arbeiten überwiegend papierlos und in hohem Maße eigenverantwortlich – daher fällt es Dir leicht, mit MS Office, MS Teams und KI-gestützten Prozessen umzugehen.
• In Deiner Position ist es wichtig, den Überblick zu behalten, Prioritäten zu setzen und Aufgaben sowohl termingerecht als auch selbstständig fertigzustellen. Du bist Ansprechpartner/in für die Mitarbeitenden und arbeitest eng mit der Geschäftsführung zusammen.
• Dabei gestaltest Du Deine Aufgaben eigenverantwortlich und trägst aktiv dazu bei, dass unsere Zusammenarbeit – auch über mehrere Standorte hinweg – gut funktioniert und sich unser Team verbunden fühlt.
• Bearbeitung der Ein- und Ausgangspost sowie digitale Ablage und Dokumentation
• Versenden und Nachverfolgen von Kundenrechnungen
• Unterstützung bei der vorbereitenden Buchhaltung und der Lohnabrechnung mit DATEV Online
• Unterstützung und Koordination im Recruiting-Prozess (z. B. Bewerbungsmanagement, Terminorganisation, Kommunikation)
• Enge Abstimmung mit externen Partnern wie Lohnbüro und Buchhaltung
• Mitwirkung bei der Organisation interner Teamformate und Aktivitäten (z. B. Retreats)
• Unterstützung bei organisatorischen Marketingaufgaben nach Bedarf
• Überprüfung und laufende Optimierung von Arbeitsabläufen zur Steigerung der Effizienz

• ## Dein Profil
• Erfahrung im Büromanagement, Office Management oder im kaufmännischen Bereich
• Sicherer Umgang mit MS Office und digitalen Tools (insbesondere MS Teams)
• Strukturierte, eigenverantwortliche und zuverlässige Arbeitsweise
• Ausgeprägtes Organisationstalent und ein gutes Gespür für Prioritäten
• Interesse an Personalthemen und idealerweise erste Erfahrung im Recruiting oder in der Personalarbeit
• Freude daran, Verantwortung zu übernehmen und Themen eigenständig voranzutreiben
• Sehr gute Kommunikationsfähigkeiten, sowohl schriftlich als auch mündlich
• Hohes Maß an Verlässlichkeit, Diskretion und Teamorientierung
• Offenheit für vielseitige Aufgaben in einem dynamischen Arbeitsumfeld
• Was uns Wichtig ist
• Wir suchen keine klassische Assistenz im engen Sinne, sondern eine Person, die mitdenkt, gestaltet und Verantwortung übernimmt. Du bist eine verlässliche Anlaufstelle für unser Team, hast ein gutes Gespür für Zusammenarbeit und trägst dazu bei, unsere Unternehmenskultur aktiv mitzugestalten.
• Bereichere unser Team mit Deinen individuellen Fähigkeiten!