Office Manager & Team Assistant (m/w/d)

Die Zimper Media GmbH mit Sitz in Berlin ist ein führendes Medienhaus im kommunalen Bereich und Tochtergesellschaft des Österreichischen Kommunalverlags in Wien. Mit unserem Leitmedium dem Magazin KOMMUNAL, der Online-Plattform kommunal.de, der Beschaffungsplattform kommunalbeschaffung.de und unseren Veranstaltungen schaffen wir Orientierung für kommunale Entscheidungsträger, fördern lokale Vielfalt und stärken das gesellschaftliche Miteinander.

Zur Verstärkung unseres Teams suchen wir eine erfahrene Office Managerin bzw. einen erfahrenen Office Manager, die oder der mit Organisationstalent, Verlässlichkeit und Eigenverantwortung dafür sorgt, dass im Hintergrund alles läuft.

Ihre Rolle

Sie sind das Herzstück des Unternehmens: eine zuverlässige, organisationsstarke Persönlichkeit, die weit mehr ist als eine klassische Assistenz. Sie verantworten administrative, finanzielle und organisatorische Abläufe im Tagesgeschäft, haben Prozesse im Griff und sind die zentrale Anlaufstelle für Geschäftsführung, Team, Dienstleister und Kunden gleichermaßen. Dabei handeln Sie eigenverantwortlich, behalten auch bei vielen parallelen Aufgaben den Überblick und sind die Person, auf die sich alle verlassen können.

• Lohn, Abrechnung & Finanzen: Sie bereiten die monatliche Lohnabrechnung vor, verantworten Provisions- und Reisekostenabrechnung und kümmern sich um Kreditkartenabrechnungen, Belegsammlung und Handkasse. Bei Betriebs- und Steuerprüfungen sind Sie die erste Anlaufstelle vor Ort.
• Krankenkassen & Personaladministration: Sie übernehmen die Kommunikation mit Krankenkassen, kontrollieren die Zeiterfassungen und sind Ansprechperson für Krankmeldungen im Team.
• Office Organisation & Infrastruktur: Sie sorgen dafür, dass der Bürobetrieb reibungslos läuft – von der Bestellung von Büromaterial über die Verwaltung von Firmenverträgen, Accounts und Passwörtern bis hin zu Post, Ablage und Bürotechnik.
• Kommunikation & Empfang: Sie sind die erste Anlaufstelle für Gäste, Anrufer und interne Anfragen und koordinieren Termine und Reisebuchungen.
• HR & Team-Organisation: Sie begleiten neue Mitarbeitende vom Onboarding bis zur Ausstattung ihres Arbeitsplatzes und sorgen für eine gute Teamatmosphäre. Sie organisieren Geburtstags- und Weihnachtsgeschenke für Ihre Kollegen und übernehmen zudem die Organisation von Team-Events.
• After Sales & Kundenservice: Sie unterstützen bei der Abwicklung von Kundenaufträgen – von Advertorials und Druckunterlagen über Ad-Server-Auswertungen bis hin zu Webinar-Abwicklung, Rechnungsstellung und Mahnwesen.
• Leserservice & K+ Support: Sie unterstützen Leser und Kunden bei Fragen rund um Zahlungen, Zugänge und Login-Probleme.

• Eine kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation bildet Ihre Basis, idealerweise ergänzt durch Erfahrung in der vorbereitenden Lohnabrechnung sowie in der Reisekosten- und Provisionsabrechnung.
• Mit MS Office – insbesondere Excel – arbeiten Sie sicher und routiniert; Grundkenntnisse in der Buchhaltung bringen Sie im besten Fall mit.
• Sie sind zuverlässig, diskret und gehen selbstverständlich vertraulich mit sensiblen Informationen wie Gehaltsdaten und Passwörtern um.
• Sie sind organisationsstark und behalten auch dann den Überblick, wenn viele Aufgaben gleichzeitig anstehen: strukturiert, eigenverantwortlich und mit dem richtigen Gespür für Prioritäten.
• Im Umgang mit Kollegen, Dienstleistern und Kunden überzeugen Sie durch Kommunikationsstärke und Serviceorientierung.
• Sehr gute Deutschkenntnisse auf muttersprachlichem Niveau (C2) runden Ihr Profil ab.
• Kenntnisse im Umgang mit CRM-Systemen, Ad-Server-Tools oder KI-Anwendungen (z. B. Claude, ChatGPT) sind ein Plus, aber kein Muss.